Lerntipps Teil 3 – Organisation

Der 3. Teil der Reihe Motivation, Lernen, Organisation beschäftigt sich sich mit hilfreichen Tipps hinsichtlich einer strukturierten Organisation

In unserem dritten Beitrag zum Themenkreis Motivation, Lernen und Organisation im Jurastudium legen wir den Schwerpunkt nun auf die Organisation. Wir stellen Ihnen zunächst allgemeine und bewährte Tipps zu Zeit- und Selbstmanagement vor und gehen dann auf eine sinnvolle Organisation des eigenen Arbeitsplatzes ein. Schaffen Sie sich den richtigen Rahmen für ein erfolgreiches Studium. Denn ein gut organisiertes Studium erzeugt weniger Stress und wirkt sich positiv auf Ihre Lernmotivation aus. Mit ein paar kleinen, dauerhaften Änderungen in den Arbeitsabläufen lassen sich erstaunliche Ressourcen freilegen, die Ihnen Auftrieb verschaffen werden. Geben Sie uns wiederum gerne Feedback zum Beitrag. Am Ende des Artikels finden Sie Literaturhinweise zum Thema.

Organisation

Vielleicht kennen Sie das: Sie sitzen in Ihrem Arbeitszimmer am Schreibtisch, um auf die Semesterabschlussklausuren oder das Examen zu büffeln. Die Zeit zum Lernen ist knapp geworden. Auf dem Schreibtisch stapeln sich Bücher und Skripten in bedrohliche Höhen. Sie müssen mehrere Minuten lang genervt wühlen, um an die Zusammenfassungen zu kommen, die Sie jetzt gerade brauchen. Wertvolle Zeit verstreicht. Und die Kaffeetassen am Tisch müssten auch mal weggeräumt und gespült werden. Oder: In den Semesterferien, die Sie eigentlich für Erholung herbeigesehnt haben, müssen unerledigte Dinge abgearbeitet werden: Die Hausarbeit will geschrieben und das Praktikum bei Gericht absolviert werden, die Steuererklärung wartet auf Erledigung und der Nebenjob kostet Zeit. Der Strom der Aufgaben endet nie, Frust staut sich auf. Oft fragt man sich: „Wie soll ich das alles nur schaffen?„

Unordnung und Chaos kosten uns Zeit und Energie. Gute Organisation des Semesters und des Arbeitsplatzes hilft uns dabei, den Boden wieder unter die Füße zu bekommen. Denn Organisation im Kleinen wie im Großen ist auch Aufmerksamkeitssteuerung. Ein aufgeräumter, gut organisierter Schreibtisch erzeugt Klarheit im Kopf. Es entsteht neuer Raum für erfolgreiches Lernen und Arbeiten. Doch welche Tipps und Tricks sollte man kennen und beherzigen, um auch in Zeiten von Spitzenbelastungen die Dinge im Alltag im Griff zu haben? Wir stellen Ihnen hier die Bewährtesten vor:

Allgemeine Organisationstipps

1. Pareto-Prinzip: Finger weg vom Perfektionismus

Unsere Erziehung legt uns nahe, alles stets gründlich, pünktlich und ordentlich zu erledigen. Wir meinen oft, dass wir alle Aufgaben perfekt erledigen und  jedes Fach bis ins letzte Detail lernen und beherrschen müssen. Dadurch erzeugen wir aber eine Anspruchshaltung an uns selbst, die uns oft die Lust nimmt, anzufangen oder am Ball zu bleiben.  Bezeichnend für diese Haltung ist folgende Geschichte: Als Erstsemester einmal eine kleine Führung durch die Bibliothek erhalten haben, um ihnen die Stellen mit den wichtigsten Büchern und Regalen zu zeigen, wurden einige sehr nervös.  Abgeschreckt von der Fülle an Literatur in den Regalen stellte ein Teilnehmer die Frage: „Müssen wir das wirklich alles lesen“? Natürlich nicht! Es geht nur darum, mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel rauszuholen. Hier hilft das Pareto-Prinzip.

Demnach erzielt man nachweislich mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes schon 80 Prozent der Ergebnisse. Dieses Prinzip beruht darauf, dass es in jedem Lebensbereich kritische Stellgrößen und Hebel gibt, die ein Vielfaches an „Output“ geben. Die Effektivität einer Tätigkeit ist nicht zwingend am Zeiteinsatz messbar: 80 Prozent des Gewinns werden mit 20 Prozent der Produkte gemacht, Software-Anwender nutzen in 80 Prozent der Fälle nur 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Funktionen. Ein Kollege, der drei Tage vor der Prüfung mit dem Lernen angefangen hat (nicht zu empfehlen!), erzielt eine bessere Note als der, der versucht hat, den Stoff bis ins letzte Detail zu durchdringen.

Um von 80 Prozent der Ergebnisse auf 100 Prozent zu kommen, müssen wir für diese 20 Prozent Gewinn aber 80 Prozent des Gesamtaufwandes investieren. Nutzen Sie die Erkenntnisse dieser Regel in möglichst vielen Lebensbereichen. Beim Lernen, bei der Arbeit, am Schreibtisch, beim Schreiben usw. Die Konzentration auf das Wichtigste schafft sehr schnell große Erfolge, ohne dass viel Energie verschwendet werden muss. Am Ende ist das Ergebnis „gut genug“. Und wenn wir nicht gerade Chirurg sind und unsere Arbeit perfekt erledigen müssen, können wir so unseren Alltag besser in den Griff bekommen. Durch selektives, bedachtes Vorgehen, durch Konzentration auf die Schritte, auf die es wirklich ankommt.

2. Alpen-Methode

„Alle großen Dinge sind einfach, aber zu den einfachsten Erkenntnissen braucht man die längste Zeit“ (Justus Freiherr von Liebig, dt. Chemiker). Je besser Sie Ihre Zeit einteilen, desto besser können Sie sie für Ihre Zielverwirklichung nutzen. Planen Sie hierzu schriftlich den nächsten Tag. Wenn man seinen Arbeits- und Lerntag acht Minuten vorbereitet, kann man täglich eine Stunde für das Wesentliche dazugewinnen! Eine schriftliche Tagesplanung hat viele Vorteile: Das Gedächtnis wird entlastet, ein Effekt der Selbstmotivation tritt ein, man lässt sich weniger ablenken und das Unerledigte geht einem abends nicht verloren. Zudem lernt man besser seinen Zeitbedarf für wiederkehrende Arbeiten einzuschätzen und kann auch realistischere Pufferzeiten einplanen. Europas führender Zeitmanagement-Experte Professor Seiwert rät konkret zur sogenannten A.L.P.E.N.-Methode beim Planen des nächsten Tages.

Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben: Die „to do’s“ des Tages, Unerledigtes vom Vortag, neu hinzukommende Tagesarbeiten, Termine und Telefonate, Pausen.

Länge der Aktivitäten schätzen: Man notiert hinter jedem Punkt den ungefähren Zeitbedarf. Da man dazu neigt, seine eingeplante Zeit voll auszuschöpfen, sollte man diese nicht zu lange bemessen, um das Limit eher einzuhalten. Man arbeitet dadurch konzentrierter und lässt sich weniger stören.

Pufferzeiten reservieren: eine Grundregel der Zeitplanung, die Sie vielleicht schon kennen, lautet, dass man regelmäßig nur 60 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit einplanen sollte. Der Rest ist für Unvorhergesehenes reserviert (Zeitdiebe, Störereignisse, eigene Bedürfnisse…). Dadurch vermeidet man Frust.

Entscheidungen treffen: Priorisieren, Kürzen, Delegieren. Da man dazu neigt, zu viel in die verfügbare Zeit zu planen, muss der Aufgabenkatalog rigoros auf ein realistisches Maß zusammengestrichen werden. Setzen Sie Prioritäten und kürzen Sie! Routineaufgaben wie Wäsche, Einkaufen und weniger wichtige Telefonate kann man etwa auf die Abende bzw. ans Ende der Woche legen.

Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen. Falls man eine Aufgabe mehrfach übertragen hat, sollte man sie entweder endlich anpacken oder streichen, weil sie sich von selbst erledigt hat.

3. Never walk alone

Wenn Sie viel zu tun haben und Zeit sparen möchten, schauen Sie, welche Aufgaben sie gebündelt abarbeiten können. Sich solch ein Denken anzugewöhnen, bringt sie organisationstechnisch enorm weiter. Beispiel: Sie müssen in die Bibliothek, um ein Buch abzugeben, weil die Leihfrist ausläuft. Nutzen Sie die Gelegenheit, um auf dem Weg dorthin schnell die Wäsche in den Keller zur Maschine zu tragen, kurz bei der Bank anzuhalten und eine Überweisung zu tätigen oder bei der Post vorbeizuschauen. In der Bibliothek selbst können Sie noch einen kurzen Blick auf Neuerscheinungen bei Zeitschriften und Büchern werfen und vielleicht noch etwas rauskopieren, was Sie gerade brauchen. Und auf dem Rückweg bietet sich noch ein Schlenker in den Supermarkt an. So kann man eine Pflichtarbeit zur willkommenen Gelegenheit nehmen, weitere Dinge zu „erschlagen“.

4. Teile und herrsche

Verhindern Sie von Anfang an, im Studium Situationen auftreten zu lassen, in denen sich die Arbeit unangenehm zusammenballt. Mit etwas Weitblick lassen sich solche Belastungssituationen (etwa das Zusammentreffen von Hausarbeit und Praktika mit Lernen auf eine Klausur) leicht entschärfen. Sehen Sie sich an, was in den kommenden zwei bis vier Semestern schon jetzt absehbar auf Sie zukommt und erledigt werden muss. Planen Sie dann so, dass diese Aufgaben möglichst schön verteilt in den einzelnen hierfür zur Verfügung stehenden Semesterferien abgearbeitet werden können.

Vorteil: Ein guter Überblick über die anstehenden Aufgaben, Klarheit, was wann erledigt sein sollte, mehr Freiraum und ständiges Vorwärtskommen, ohne unnötigem Stress ausgesetzt zu sein. So kann man etwa die ersten vier Wochen der Semesterferien für die Hausarbeit reservieren, eine freie Woche einplanen, einen Monat Praktikum vorsehen und noch zwei Wochen für Lernen und sonstiges. Man verhindert so unangenehme Extreme: Bohrende Langeweile wird kaum auftreten, ebenso nicht quälende Türme an Arbeit.

5. Zeitfresser eliminieren

Jeder kennt sie: die Energiediebe und Zeitfresser, die uns bei der Arbeit stören und verlangsamen. Hier hilft es, sich hinzusetzen und mindestens zehn Dinge aufzuschreiben, die einem oft Zeit, Energie und Nerven rauben. Diese listet man dann in eine Top 10 und überlegt sich für jeden Punkt mindestens zwei Gegenmaßnahmen. Um seinen Fortschritt zu kontrollieren, hilft es, sich diese Liste aufzuhängen.

Beispiel: Internet (Top 1). Gegenmaßnahmen: feste Zeiten hierfür (10 Uhr, 18 Uhr), WLAN abschalten beim Lernen usw.

Organisation des Arbeits- und Schreibtisches

Wie kann man es einrichten, dass man auch nach Wochen und Monaten noch gerne an den Schreibtisch zurückkehrt, ohne von Bergen an Material und Unordnung erschlagen zu werden?

 1. Das Reichweiten-Prinzip

Der Zeitmanagement-Experte und Braincoach Dr. Martin Krengel empfiehlt, seinen Arbeitsplatz in fünf Zonen einzuteilen:

a) Arbeitsfläche

Der Platz zum Denken, Schreiben und Lesen. Alle benötigten Utensilien und Dokumente müssen sich hier frei entfalten können. Nur das, was mehrmals täglich gebraucht wird, darf hier Platz finden.

b) Ressourcen

Das sind die Dinge, die das Arbeiten ermöglichen bzw. erleichtern. Dazu zählen Schreibmaterialien, Kopierpapier, Büroklammern, Locher, Tacker und Projektunterlagen. Das alles sollte in Griffweite rund um den Schreibtisch herum verstaut werden.

c) Bibliothek

In einem Regal in der Nähe des Schreibtisches kommen Lehrbücher, Skripten, Ordner usw. Mit einem einfachen Handgriff hat man so das passende Buch parat.

d) Dekoration

Fotos, Blumen oder Glücksbringer kann man an ein bis zwei Stellen am Arbeitsplatz verteilen, um sich zum Durchhalten zu animieren. Ansonsten sollten diese Dinge an eher entfernteren Plätzen aufgestellt werden.

e) Archiv

Alte Unterlagen, Erinnerungen und sonstige Saisonware kann man schließlich in den hintersten Winkeln verstauen, wo sie nicht zur Last fallen. Denn auf diese muss man nur selten zugreifen.

2. Kategorien bilden

Ein weiterer hilfreicher Rat neben den fünf Arbeitszonen ist die Bildung von Kategorien für den täglichen „Kram“: Beispielsweise sind Ablagefächer mit Beschriftung gut geeignet, um Dokumente verschiedener Lebensbereiche zu sortieren. Es bietet sich zum Beispiel an, eine Ablage mit „Aktuell/wichtig“ zu beschriften, eine andere mit „privat“, eine mit „Fach XY“, „Seminararbeit“ usw. Des Weiteren sollte jede Ihrer Schubladen für eine eigene Kategorie zuständig sein (Beispiele: „Technik“: Dort alle Kabel und elektronischen Geräte, „Kleidung“, „Medizin“, „Erinnerungen“ usw. ) und es nur einen Ablageplatz im Zimmer/der Wohnung geben für wichtige Dinge wie Brille, Geldbeutel, Smartphone und Schlüssel. Gleiches zu Gleichem, für alles ein festes Zuhause in der Wohnung und wir bündeln dadurch unsere Energie. Wenn man dieses System einmal ausprobiert hat, kann man sich nichts Angenehmeres mehr vorstellen.

3. Alles notiert?

Sehr förderlich ist es auch, stets einen Kalender und Notizpapier in Reichweite liegen zu haben. Wie oft passiert es, dass man gerade über einer Aufgabe brütet und plötzlich ein wertvoller Gedanke bzw. eine Idee zu einem völlig anderem Thema auftaucht? Es lohnt sich, die wichtigsten Einfälle sofort niederzuschreiben. Arbeiten Sie hier mit kleinen Post-its, auf denen Selbstanweisungen stehen („10.00 Uhr Frau Müller anrufen wegen Termin am Mittwoch“, „Rezept bei Arzt abholen 11.30 Uhr“ usw.). Diese sind für einen selbst gemacht und haben einen hohen Grad an Verbindlichkeit. Es verschafft hernach auch ein gutes Gefühl, erledigte Punkte durchzustreichen.

Auch aufkommende Termine sollten sofort im Kalender notiert werden. So kann man sich ständig über anstehende Aufgaben auf dem Laufenden halten, ohne im Lernstress zu rotieren. Und wenn die Dinge anfangen, einem über den Kopf zu wachsen, hilft es, einen Schritt zurückzutreten und einige davon radikal aus dem Planer zu streichen oder zu schieben.

Jura Individuell Tipp: Einen Rat noch aus leidvoller Erfahrung: Es scheint eine kollektive Krankheit ausgebrochen zu sein, die Ergänzungslieferungen für Schönfelder, Sartorius und Co. solange zu einem Stapel wachsen zu lassen, bis aus einem Motivationsproblem ein Zeitproblem geworden ist. Es ist tatsächlich schlimmer, vor dem Examen Stunden und Tage seiner wertvollen Zeit mit Nachsortieren zu verbringen, als diese Arbeit so schnell wie möglich anzugehen, wenn noch Raum dafür ist. Ich habe schon Bilder auf Facebook gesehen, wo solche Nachsortierorgien am Ende der Arbeit mit Sekt gefeiert worden sind. Ein zweifelhafter Spaß. Tun Sie sich diesen Stress nicht an und denken Sie an Ihre Nerven in der Prüfungszeit!

Quellen/Literaturtipps

Lothar Seiwert: Das 1*1 des Zeitmanagement – Zeiteinteilung, Selbstbestimmung, Lebensbalance;  36. Auflage 2014

Martin Krengel: Golden Rules- erfolgreich lernen und arbeiten: Alles, was man braucht; 4. Auflage 2013

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